Đoàn kiểm tra Sở Nội vụ kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Tuy Phước

Sau khi tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại UBND xã Phước An, xã Phước Thành, Phòng Giáo dục và Đào tạo (buổi sáng), làm việc trực tiếp với  Phòng Nội vụ và Văn phòng HĐND và UBND huyện (buổi chiều) về các nội dung: Soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý và sử dụng con dấu, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản, công tác lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, thu thập tài liệu vào kho lưu trữ; tổ chức triển khai Chỉ thị số 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 của Chủ tịch UBND tỉnh về giải quyết tài liệu, tồn đọng, tích đống và Công văn số 2310/UBND-NC ngày 10/6/2016 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc bố trí phòng khi bảo quản tài liệu lưu trữ cấp xã thuộc UBND huyện;

Đoàn đã có đánh giá sơ bộ: Lãnh đạo UBND huyện và các ngành đã quan tâm và chỉ đạo kịp thời đối với công tác văn thư, lưu trữ. Phòng Nội vụ đã thực hiện tốt chức năng tham mưu UBND huyện trong thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện. Trong 6 tháng đầu năm 2017, UBND huyện đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn triển khai thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện và tổ chức triển khai những văn bản này tương đối tốt; đã triển khai công tác lập hồ sơ công việc, đã nộp 12,3 mét tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến tại Văn phòng HĐND và UBND huyện, Phòng Nội vụ huyện tương đối tốt; công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đã được lãnh đạo các cơ quan quan tâm và chỉ đạo kịp thời, đã ban hành được Danh mục hồ sơ hàng năm...Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ cũng được lãnh đạo các ngành của huyện quan tâm. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan chuyên môn của huyện  hiện đã được triển khai sử dụng thông qua phần mềm Văn phòng điện tử IDESK,….

Bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, địa phương trên địa bàn huyện còn một số hạn chế như: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản còn sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày; công tác quản lý văn bản đi, đến còn một số đơn vị chưa thực hiện đúng với quy định, chưa đóng dấu cơ quan có thẩm quyền vào văn bản gốc trước khi lưu (UBND xã Phước Thành, UBND xã Phước An, Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện); một số công chức, viên chức chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ; do đó, công tác lập hồ sơ công việc chưa được thực hiện theo quy trình, còn mang tính hình thức dẫn đến hồ sơ chuyên môn chưa phản ánh được tiến trình giải quyết công việc và không thống kê được cụ thể hồ sơ đã lập được trong năm; hiện số lượng tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được chỉnh lý tại các cơ quan chuyên môn của huyện là 435 mét...

Thay mặt Lãnh đạo UBND huyện, đồng chí Trần Hữu Tường – Phó Chủ tịch Thường trực UBND huyện đã nghiêm túc tiếp thu các nội dung kết luận kiểm tra của Đoàn kiểm tra Sở Nội vụ; chỉ đạo Phòng Nội vụ trong thời gian đến tham mưu UBND huyện tập trung chỉ đạo khắc phục những tồn tại, hạn chế và đưa công tác văn thư, lưu trữ của huyện dần đi vào nề nếp; đồng thời đề nghị Sở Nội vụ quan tâm đề xuất, tham mưu UBND tỉnh hỗ trợ một phần kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống cho các cơ quan, tổ chức ở huyện thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh cũng như quan tâm hỗ trợ kinh phí đầu tư xây dựng bố trí kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu cho UBND các xã, thị trấn./.